Як організувати архів на підприємстві?

Архівне зберігання документів в організації – ціле мистецтво, освоївши яке, власник може повністю забути про довгий пошук старих даних. Тримати документообіг під повним контролем дуже важливо, і робити це потрібно у суворій відповідності до законодавства. З чого почати ведення архіву в організації та як зробити роботу з ним легкою та приємною, не проґавивши ключові деталі?

Що означає архівувати документи і для чого це потрібно

Архів підприємства – це спосіб організації зберігання документів, що дозволяє систематизувати їх для комфортної та швидкої роботи. Архівна обробка – це необхідність як із законодавчої точки зору, так і з прикладної. Протягом усього часу існування юридичної особи з'являються сотні та тисячі документів, у яких практично неможливо орієнтуватися, якщо вони не впорядковані належним чином. Існують різні види архівів організацій, такі як науково-технічний, аудіовізуальний та ін. Зараз йтиметься про управлінське, але правила архівування переважно єдині всім типів.

Вести облік усієї документації та тримати її в порядку – складне завдання, для виконання якого потрібно добре вивчити всі особливості цього процесу. Якщо всі вимоги до архіву документів в організації дотримані, то проблем точно не виникне, тому дуже важливо усвідомлено підійти до цієї справи.

Які документи здаються до архіву

Перед тим, як говорити про основні правила, потрібно розібратися, які документи зберігаються в архіві організації. Умовно всю документацію можна розділити на три основні групи та одну додаткову:

Тимчасові – це документи з терміном архівації, що не перевищує 10 років. До них відносяться:

• все, що пов'язано з наказами та дорученнями: документи щодо виконання, довідки, звіти, проекти, самі оригінали наказів;
• листування, пов'язані з реалізацією рішень, прийнятих у результаті переговорів та конференцій;
• документи, пов'язані з розробкою та запровадженням регламентів;
• листування, пов'язані з реорганізацією підприємства.

Довготривалі – ці документи згідно з правилами архівації повинні зберігатися організацією довше 10 років. Вони включають:

• накази, пов'язані з кадровим складом підприємства: інформація про прийоми на роботу, проходження працівниками спеціалізованих курсів щодо підвищення кваліфікації, результати атестацій, штатно-облікові склади працівників тощо;
• документи про початок або припинення діяльності юридичної особи, її сертифікацію;
• папери, пов'язані із захистом інформації компанії, резервним копіюванням;
• техніко-економічний паспорт організації.

Постійні — такі папери перебувають у архіві постійно існування юридичної особи. Серед них:

• номенклатури посад та справ; опис справ;
• річні звіти, плани, бухгалтерські баланси та податкові виписки;
• статутна документація;
• журнали реєстрації наказів з основної діяльності; оригінали цих наказів;
• сертифікати ключів перевірки електронних підписів;
• паспорти угод;
• каталоги продукції, товарів та послуг, що надаються компанією, з цінами, прайс-листи;
• акти про втрату та знищення справ.

Папери з позначкою "до мінування потреби". Їх зберігають до тих пір, поки вони несуть практичне значення, а після цього періоду знищують відразу або через якийсь не дуже тривалий час, зазвичай до 1 року.

Організація архіву на підприємстві з нуля

Архівування документів в організації – непростий процес незалежно від обсягу діловодства, особливо коли доводиться мати з ним справу вперше. Розпочати організацію архіву, якщо жодних напрацювань у цей бік ще не зроблено, а в документах підприємства вже легко загубитися, варто з відповідального призначення. Можна найняти нового працівника, який спеціалізуватиметься на веденні архіву, а можна покласти цей обов'язок на одного зі співробітників штабу з не дуже високим навантаженням. Потім потрібно завести обліковий журнал використання архівних документів, де записуватимуться всі особи, яким надавалися доступ до них. Там же фіксуватимуться дати, коли папір було взято з папки та повернуто туди.

Решта дій нічим не відрізняються від організації вже існуючого архіву. Детальна покрокова інструкція щодо того, як працювати з ним, дана нижче.

Покрокова інструкція, як правильно архівувати документи у паперовому вигляді

Підготовка документів до архівного зберігання у паперовому вигляді складається з наступних етапів:

• Насамперед потрібно розділити всі документи на групи за тривалістю зберігання (про них було розказано раніше) та розробити номенклатуру.
• Скласти описи на всю документацію за їх відсутності.
• Розкласти папери за папками, обов'язково вказавши на обкладинці назву, термін зберігання, відділ, індексацію тощо. Усі неактуальні документи слід знищити, щоб уникнути заплутаності.
• Потім слід підшивання документів в архів. На цьому етапі знадобляться спеціальні шпагати, нитки та голки. Найзручніше зберігати документи у спеціальних папках або боксах архівних, призначених як для невеликих архівів, так і для величезних архівів великих компаній.
• Розставити папки по стелажах, керуючись принципом «чим рідше потрібно діставати документ, тим далі його слід прибрати, звільняючи зручні місця для паперів, що часто використовуються».
• Скласти та видати наказ про те, хто зі співробітників має доступ до архіву.
• Продовжуватиме вести обліковий журнал та займатиметься підготовкою нових документів до здачі в архів.

Висновок

Зберігати важливі папери — трудомістке заняття, яке вимагає пам'ятати велику кількість інформації. Щоб основні правила роботи та зберігання документів в архіві організацій краще запам'яталися, варто підсумувати сказане раніше. Ось що варто виділити:

• Всі папери поділяються на 4 типи за терміном зберігання: тимчасові, довгострокові, постійні та «до закінчення потреби».
• Перше, з чого починається архівне діловодство в організації – виділення відповідальної особи, створення облікового журналу та розподіл паперів за терміном зберігання.
• Дуже важливо прошивати документи та зберігати їх у зручних картонних папках та коробах. Вони міцні, місткі, мають спеціальні зав'язки і шаблон для заповнення основної інформації про документи.
• І останнє — якщо постійно підтримувати архів у порядку, то облік документації стане простим та приємним заняттям, навіть якщо він містить десятки тисяч різних паперів.